Как организовать правильный корпоративный праздник 

Неумолимо приближается самый любимый праздник россиян – Новый год.  Конец зимы ознаменует мужественное 23 февраля – День защитника Отечества, а начало весны — праздник женщин — 8 марта.

Эти общенародные даты у нас привыкли отмечать не только в семейном кругу, но, и в рабочем коллективе.  Чаще накрывают стол прямо в офисе, реже — вместе идут в ресторан, выезжают на природу или за границу.  Специалисты по управлению персоналом считают, что такие «отмечания» могут быть весьма эффективны для сплочения коллектива и «формирование команды» (build team).

Вне зависимости от размеров бизнеса и сферы деятельности, и несмотря на развитие технологий, основным капиталом любого предприятия является персонал. Создание комфортного психологического климата в коллективе, развитие корпоративной культуры, мотивирование персонала – все это достигается с помощью корпоративных событий. Не удивительно, что за четыре последних года процент компаний, организующих корпоративные праздники, вырос с 83-х до 90%. В советское время организацией праздников на работе занимались профсоюзные комитеты. Сейчас это забота кадровой службы, функции которой расширились с тех времен от простого оформления трудовых отношений в соответствии с законодательством, до управления человеческими ресурсами. 

Как же организовать в трудовом коллективе достойную вечеринку и зачем это надо?    

Лояльный персонал – вот одна из целей стимулирующих владельцев к вложению в человеческие ресурсы. В экстремальных условиях именно они способны обеспечить выживаемость компании.  За последние четыре года количество руководителей, рассматривающих организацию фирменных праздников, как инвестиции в кадры увеличилось с 69 до 93%. 

Коллектив – это живой организм. Он может «заболеть» или «устать», испытывать подъемы и спады. Как и человеку, ему необходимы уход, поддержка, праздники, отдых и расслабление.  Корпоративные события укрепляют командный дух, что в конечном итоге повышает производительность труда.  

Совместное «отмечание» дает также возможность неформального общения рядовых работников с топ-менеджерами и владельцами фирм, способствует формированию однородного социума – персонала конкретной компании.  Это особенно значимо, например, после состоявшегося слияния предприятий.

Когда в мероприятии участвуют и члены семей                                                сотрудников, то происходит персонификация последних, они перестают быть абстрактными личностями, а члены семей включаются в жизнь организации, расширяя собой круг дружественных компании лиц.  

Если праздник хорошо спланирован, организован и проведен, он будет воспринят в коллективе как полноценный подарок или вознаграждение за труд. Плохо организованный праздник — не только впустую потраченные средства, но и отражение низкого уровня корпоративной культуры в компании.   

Основной показатель эффективности корпоративных событий — снижение текучести кадров. Если она превышает 2-3% в год, затраты фирмы существенно возрастают.  

Праздник – дело серьезное 

Проведение корпоративного праздника требует серьезных материальных и временных затрат. Чем крупнее предприятие, тем больше смысла его HR-менеджерам обратиться к профессиональным организаторам корпоративов. Они разработают индивидуальный сценарий празднования с учетом всех особенностей «специфики производства» и за ваши деньги легко и на достаточно высоком уровне «исполнят любой каприз».  

Для минимизации затрат в графе «предмет договора» с такой фирмой следует указать «проведение мероприятия по совершенствованию организации производства и управления персоналом».  А целью — «формирование команды, повышение производительности труда, повышение объемов продаж» и т.д. Тогда издержки  на торжество бухгалтерия сможет провести как «прочие расходы», связанные с производством и реализацией продукции, согласно пункту 35 статьи 264 НК РФ и не платить за них из чистой прибыли. Для подтверждения этого первичными документами необходимо составить Акт и калькуляцию, где четко прописать все расходы.   

Бюджет 

С самого начала организаторам следует оговорить с руководством минимум и максимум размера сметы. Зная эти пределы, дату проведения и количество участников легче определить — на какой площадке (ресторан, развлекательный комплекс, загородная база, театр и т.д.) лучше реализовывать задуманное, кого из артистов пригласить. Чтобы площадка надежно закрепилась за вами и не «ушла» в последний момент, внесите полную или частичную предоплату.  

Кроме этого в  праздничный бюджет обязательно включаются расходы на питание, напитки, обслуживание (официанты),  декорирование помещения и техобеспечение (звук, свет, подготовка сцены и т.д.), производство печатной продукции ( пригласительные, лотерейные билеты, баннеры, афиши и т.д.), подарки, сувениры и развлекательную программу (артисты, ведущие, «звезды» и т.д.),  фото и видео обеспечение.  Главное в бюджете – его сбалансированность относительно основной цели. Иногда бывает так, что бюджет более чем достаточен, но целей не достигнуто. Это происходит в том случае, когда не продумана концепция. 

Самое трудоемкое и эмоционально сложное – приглашение артистов. Если вы хотите повысить взаимодействие участников праздника лучше пригласить не слишком известного, но профессионального и мобильного ведущего. Они всегда убеждены в своей уникальности и гениальности, считают, что их работа стоит гораздо больше того, что вы можете им заплатить. Но чаще всего, в конце — концов, соглашаются на ваши условия, «только из симпатии лично к вам». Помните, чем более узнаваем ведущий, тем менее он заботится о произведенном им впечатлении и о качестве своей работы.        

Приглашение звезды совершенно отдельная задача, учитывая то, что ее гонорар может съесть львиную долю выделенных средств. Кроме того, в шоу-бизнесе очень много посредников, которые также будут стремиться получить за ваш счет свои дивиденды. 

Очень серьезная ошибка на корпоративе – отделение владельцев и топ-менеджеров в общем зале или за общим столом от остального коллектива, не вовлечение их в интерактивную часть праздника, рассадка приглашенных по отделам, в которых они работают — бухгалтерия отдельно, производственные подразделения отдельно и т.д. Ненавязчивое перемешивание сотрудников, кроме возможности установления и укрепления личных контактов между работниками разных служб, позволит им перестать видеть друг в друге соперников и стать соратниками. 

Меню праздника 

Особое внимание надо уделить праздничному столу. Недокормленный или перекормленный гость одинаково низко оценит организацию торжества. Делая заказ, обращайте внимание не только на меню, но и на выход блюд. Обычная «банкетная» норма – 1,5 кг еды на человека, включая десерт. Чтобы убедиться в качестве «кухни», организаторы должны заранее попробовать все, что они выбрали. 

Алкоголь

Часто злоупотребление спиртным приводит к конфликтам и нарушению единства, ссорам между сослуживцами и руководителями, вызывающим сочувственные улыбки танцам. Употребление спиртного должно быть ограничено и частью заменено интерактивными играми и программами.  

Призы и подарки 

Кульминация любого конкурса, беспроигрышной лотереи и церемонии награждения — вручение призов и подарков. Они не должны быть дорогими, но, насколько возможно, наполнены смыслом.  Если всем нельзя сделать хороших подарков, лучше не делать плохих. В такой ситуации можно наградить лишь одну группу приглашенных, выделив ее по какому-то единому критерию. Например, за осуществление конкретного успешного проекта.  

В заключение менеджерам по управлению персоналам или другим сотрудникам, которым поручат организацию корпоративного праздника можно посоветовать: 

1. Не бойтесь начинать планировать слишком рано.
2. Четко формулируйте задачи праздника.
3. Не стесняйтесь задавать вопросы и требуйте подробных ответов от представителей фирмы-организатора.
4. Всегда планируйте способ получения достоверных отзывов участников. 
5. Сохраняйте информацию о прошедших праздниках, чтобы не повторять собственных и чужих ошибок.

   Олег Климов